ДСТУ ISO 14011-97
____ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ____
РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ
ЭКОЛОГИЧЕСКОГО АУДИТА
Процедуры аудита. Аудит систем управления
окружающей средой
Киев
ГОССТАНДАРТ УКРАИНЫ
1997
ПРЕДИСЛОВИЕ
1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации "Управление качеством и обеспечение качества"
2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Госстандарта Украины от 18 августа 1997 г. № 495
3 Разделы 3-6 представляют собой полный аутентичный текст международного стандарта ISO 14011:1996 "Руководящие указания по осуществлению экологического аудита. Процедуры аудита. Аудит систем управления окружающей средой"
Во введение и разделы 1, 2 стандарта внесены редакционные изменения в соответствии с требованиями ДСТУ 1.5-93 к изложению этих разделов
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
5 РАЗРАБОТЧИКИ: Ю.И. Койфман, канд. физ.-мат. наук (руководитель разработки),
Т.О. Комоцкая, Ю.А. Тройнин
СОДЕРЖАНИЕ
1 Область применения 5
2 Нормативные ссылки 5
3 Определения 5
4 Цели, роли и распределение ответственности при осуществлении аудита систем управления окружающей средой 6
4.1 Цели аудита 6
4.2 Роли, ответственность и виды деятельности 6
4.2.1 Ведущий аудитор 6
4.2.2 Аудитор 7
4.2.3 Аудиторская группа 7
4.2.4 Заказчик 8
4.2.5 Объект аудита 8
5 Осуществление аудита 8
5.1 Работы, предваряющие аудит 8
5.1.1 Сфера распространения аудита 8
5.1.2 Предварительный анализ документации 9
5.2 Подготовка к аудиту 9
5.2.1 План аудита 9
5.2.2 Распределение обязанностей между членами аудиторской группы 9
5.2.3 Рабочие документы 10
5.3 Проведение аудита 10
5.3.1 Начальное заседание 10
5.3.2 Сбор доказательств аудита 10
5.3.3 Данные аудита 11
5.3.4 Заключительное заседание 11
5.4 Отчеты об аудите и хранение документов 11
5.4.1 Подготовка отчета об аудите 11
5.4.2 Содержание отчета об аудите 11
5.4.3 Распространение отчета об аудите 12
5.4.4 Хранение документов 12
6 Завершение аудита 12
ВВЕДЕНИЕ
В организациях всех типов может возникнуть потребность в доказательстве их обеспокоенности состоянием окружающей среды и ответственности за него. Концепция систем управления окружающей средой и связанная с этим практика осуществления экологического аудита были предложены как один из путей удовлетворения этой потребности. Эти системы предназначены для содействия организации в разработке и постоянном соблюдении ее политики, целей, стандартов и других требований относительно окружающей среды.
В настоящем стандарте установлены процедуры осуществления аудитов системы управления окружающей средой. Он применим ко всем организациям, использующим эту систему, независимо от масштабов и видов их деятельности.
_____ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ______
РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ
ЭКОЛОГИЧЕСКОГО АУДИТА
Процедуры аудита. Аудит систем
управления окружающей средой
НАСТАНОВИ ЩОДО ЗДІЙСНЕННЯ ЕКОЛГІЧНОГО АУДИТУ
Процедури аудиту. Аудит систем управління
навколишнім середовищем
GUIDELINES FOR ENVIRONMENTAL AUDITING
Audit procedures. Auditing of environmental
management systems
Дата введения 1998-01-01
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает процедуры аудита, предусматривающие планирование и осуществление аудита систем управления окружающей средой с целью определения их соответствия критериям аудита.
Стандарт распространяется на организации, функционирующие на территории Украины, независимо от форм собственности и видов деятельности, органы по сертификации/регистрации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте содержатся ссылки на следующие стандарты:
- ДСТУ ISO 14001-97 Системы управления окружающей средой. Состав и описание элементов, руководящие указания по их применению
- ДСТУ ISO 14010-97 Руководящие указания по осуществлению экологического аудита. Общие принципы
- ДСТУ ISO 14012-97 Руководящие указания по осуществлению экологического аудита. Квалификационные требования к аудиторам по экологии.
3 Определения
В настоящем стандарте используются следующие термины и определения, приведенные в ДСТУ ISO 14001 и ДСТУ ISO 14010:
3.1 система управления окружающей средой
Часть общей системы управления, включающая организационную структуру, деятельность по планированию, обязанности, ответственность, опыт, методы, методики, процессы и ресурсы для формирования, осуществления, анализа и актуализации экологической политики (ДСТУ ISO 14001-97).
3.2 аудит системы управления окружающей средой
Документально оформленный систематический процесс проверки, включающий сбор и объективное оценивание доказательств аудита для установления соответствия системы управления окружающей средой организации критериям аудита систем управления окружающей средой, а также включающий передачу результатов проверки заказчику.
ПРИМЕЧАНИЕ (к стандартам ДСТУ ISO серии 14000). В указанных стандартах используются выражения "осуществление аудита" - относительно полного цикла работ по аудиту и "проведение аудита" - относительно работ, проводимых непосредственно на объекте аудита.
3.3 критерии аудита систем управления окружающей средой
Политика, практика, методики или требования, охваченные ДСТУ ISO 14001, и другие применимые дополнительные требования к системам управления окружающей средой, руководствуясь которыми аудитор сопоставляет собранные во время аудита доказательства относительно системы управления окружающей средой организации.
4 Цели, роли и распределение ответственности при осуществлении аудита систем управления окружающей средой
4.1 Цели аудита
Аудит системы должен иметь определенные цели. Примерами типовых целей могут быть следующие:
а) определить соответствие системы управления окружающей средой объекта аудита критериям её аудита;
б) определить, должным ли образом внедрена и функционирует система управления окружающей средой объекта аудита;
в) установить направления возможного совершенствования системы управления окружающей средой объекта аудита;
г) установить возможность внутреннего процесса анализа со стороны руководства обеспечивать постоянное соответствие системы управления окружающей средой её назначению и эффективность её функционирования;
д) оценить систему управления окружающей средой в случаях, когда организация предусматривает установить договорные отношения, например такие, как отношения с потенциальным поставщиком или партнером в совместном предприятии.
4.2 Роли, ответственность и виды деятельности
4.2.1 Ведущий аудитор
Ведущий аудитор отвечает за обеспечение эффективного и результативного проведения и завершения аудита в рамках сферы распространения и плана аудита, согласованных с заказчиком.
Кроме того, ответственность и деятельность ведущего аудитора должны охватывать:
а) проведение консультаций с заказчиком и объектом аудита, если это уместно, при определении критериев и сферы распространения аудита;
б) получение соответствующей исходной информации, необходимой для выполнения задач аудита, такой, как подробные сведения о видах деятельности объекта аудита, продукции, услугах, местонахождении и непосредственном окружении, а также подробные сведения о предыдущих аудитах;
в) определение уровня возможностей соблюдения требований к экологическому аудиту, установленных в ДСТУ ISO 14010;
г) формирование аудиторской группы, учитывая при этом потенциально возможное столкновение интересов и необходимость согласования её состава с заказчиком;
д) руководство деятельностью аудиторской группы в соответствии с руководящими указаниями ДСТУ ISO 14010 и настоящим стандартом;
е) разработку плана аудита с надлежащей консультацией с заказчиком, объектом аудита и членами аудиторской группы;
ж) представление окончательного плана аудита аудиторской группе, объекту аудита и заказчику;
и) координацию разработки рабочих документов, детализированных методик и инструктаж аудиторской группы;
к) содействие решению любых проблем, возникающих при осуществлении аудита;
л) установление случаев, когда достижение целей становится невозможным, и уведомление заказчика и объекта аудита о соответствующих причинах;
м) представление интересов аудиторской группы на совещаниях с объектом аудита до, во время и после аудита;
н) оперативное уведомление объекта аудита о данных аудита, свидетельствующих о существенных несоответствиях;
п) представление четких и обоснованных отчетов об аудите заказчику в срок, согласованный в рамках плана аудита;
р) подготовку рекомендаций по совершенствованию системы управления окружающей средой, если это согласовано в рамках сферы распространения аудита.
4.2.2 Аудитор
Ответственность и деятельность аудитора должны охватывать:
а) соблюдение указаний ведущего аудитора и поддержку его деятельности;
б) планирование и объективное, эффективное и результативное выполнение порученного задания в рамках сферы распространения аудита;
в) сбор и анализ соответствующих и достаточных доказательств аудита для получения данных аудита и формулирования выводов аудита относительно системы управления окружающей средой;
г) разработку рабочих документов под руководством ведущего аудитора;
д) документальное оформление индивидуально полученных данных аудита;
е) надежное хранение документов, связанных с аудитом, и возвращение этих документов по требованию;
ж) предоставление помощи в составлении отчета об аудите.
4.2.3 Аудиторская группа
Процесс выбора членов в состав аудиторской группы должен обеспечивать гарантию того, что они владеют всеми теоретическими знаниями и практическим опытом, необходимыми для проведения аудита. При этом должно быть учтено следующее:
а) квалификационные требования, установленные в ДСТУ ISO 14012;
б) вид организации, процессов, деятельности или функций, подлежащих аудиту;
в) количество членов аудиторской группы, их уровень владения языком и компетентность;
г) любое потенциально возможное столкновение интересов между членами аудиторской группы и объектом аудита;
д) требования заказчиков, а также органов по сертификации/регистрации и аккредитации.
В состав аудиторской группы также могут входить технические эксперты и аудиторы-стажеры на основаниях, приемлемых для заказчика, объекта аудита и ведущего аудитора.
4.2.4 Заказчик
Ответственность и деятельность заказчика должны охватывать:
а) определение потребности в аудите;
б) установление и поддержание связей с объектом аудита для содействия его всестороннему сотрудничеству во время аудита, организацию начала процесса аудита;
в) определение целей аудита;
г) выбор ведущего аудитора или организации-исполнителя аудита и, если это уместно, одобрение состава аудиторской группы;
д) предоставление соответствующих полномочий и ресурсов для проведения аудита;
е) проведение консультаций с ведущим аудитором с целью определения сферы распространения аудита;
ж) одобрение критериев аудита системы;
и) одобрение плана аудита;
к) прием отчета об аудите и определение порядка его распространения.
4.2.5 Объект аудита
Ответственность и деятельность объекта аудита должны охватывать:
а) надлежащее информирование работников о целях и сфере распространения аудита;
б) предоставление средств, необходимых аудиторской группе, с целью обеспечения эффективности и результативности процесса аудита;
в) назначение ответственного и компетентного персонала для помощи членам аудиторской группы, исполнения роли сопровождающих лиц на местах аудита, а также для обеспечения ознакомления членов аудиторской группы с действующими в организации требованиями относительно охраны здоровья, безопасности и другими соответствующими требованиями;
г) обеспечение доступа к средствам, персоналу, соответствующей информации и протоколам по просьбе аудиторов;
д) сотрудничество с аудиторской группой для обеспечения возможности достижения целей аудита;
е) получение копии отчета об аудите, если только нет специального возражения со стороны заказчика.
5 Осуществление аудита
5.1 Работы, предваряющие аудит
5.1.1 Сфера распространения аудита
Сфера распространения аудита определяет степень охвата и границы аудита с учетом таких факторов, как местонахождение объекта аудита, виды и масштабы его деятельности, а также порядок отчетности. Сферу распространения аудита определяют заказчик и ведущий аудитор. При определении сферы распространения должны, как правило, проводиться консультации с объектом аудита. Внесение любых дальнейших изменений относительно сферы распространения аудита должно осуществляться с согласия заказчика и ведущего аудитора.
Ресурсы, предоставленные для осуществления аудита, должны быть достаточными, чтобы соответствовать предусматриваемой сфере его распространения.
5.1.2 Предварительный анализ документации
В начале процесса аудита ведущий аудитор должен провести анализ имеющейся в организации документации такой, как декларация об экологической политике, программы, протоколы, руководящие указания, методики с целью установления их соответствия требованиям к системе управления окружающей средой. Для этого должна быть использована вся надлежащая исходная информация об организации-объекте аудита. Если документация будет признана неадекватной для проведения аудита, то заказчик должен быть информирован об этом. Использование ресурсов должно быть прекращено до тех пор, пока не будут получены дальнейшие инструкции от заказчика.
5.2 Подготовка к аудиту
5.2.1 План аудита
Разработанный план аудита должен быть гибким для того, чтобы сделать возможным внесение существенных изменений на основе информации, собранной при аудите, и обеспечить возможность эффективного использования ресурсов.
План должен, как правило, включать:
а) цели и сферу распространения аудита;
б) критерии аудита;
в) идентификацию подразделений и функций объекта аудита, подлежащих аудиту;
г) идентификацию должностей и/или функций отдельных лиц в рамках организационной структуры объекта аудита, имеющих важные прямые обязанности относительно системы управления окружающей средой объекта аудита;
д) идентификацию тех элементов системы управления окружающей средой объекта аудита, которые считаются приоритетными при проведении аудита;
е) методики проведения аудита элементов системы управления окружающей средой объекта аудита с учетом его организационной структуры;
ж) рабочий язык и язык, на котором составляется отчет об аудите; и) идентификацию документов, на которые ссылаются;
к) запланированное время и длительность выполнения основных функций в рамках процесса аудита;
л) даты и место проведения аудита;
м) идентификацию членов аудиторской группы;
н) график проведения заседаний с участием руководства объекта аудита;
п) требования конфиденциальности;
р) содержание и форму представления отчета, запланированные даты выпуска и распространения отчета об аудите;
с) требования к хранению документов.
План аудита должен быть передан заказчику, членам аудиторской группы и объекту аудита. Заказчик должен провести анализ и одобрить план.
В случае, если объект аудита возражает против некоторых пунктов плана аудита, то такие возражения должны быть доведены до сведения ведущего аудитора. Они должны быть устранены путем консультаций между ведущим аудитором, объектом аудита и заказчиком до начала аудита. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован заинтересованными сторонами до (или во время) проведения аудита.
5.2.2 Распределение обязанностей между членами аудиторской группы
За каждым членом аудиторской группы должны быть закреплены определенные элементы, функции или виды работ в системе управления окружающей средой, подлежащие аудиту, и ему должны быть представлены инструкции относительно методик аудита, которые необходимо соблюдать. Такое распределение обязанностей должен осуществлять ведущий аудитор, проводя консультацию с теми членами аудиторской группы, которых это касается. При аудите ведущий аудитор может вносить изменения в существующее распределение заданий для обеспечения оптимальной реализации целей аудита.
5.2.3 Рабочие документы
К рабочим документам, которые требуются для упрощения выполняемых аудитором исследований, могут относиться:
а) формы для документирования доказательств и данных аудита;
б) методики и перечни контрольных вопросов, которые должны использоваться для оценивания элементов системы;
в) протоколы заседаний.
Рабочие документы должны храниться, по меньшей мере, до завершения аудита, а те, которые содержат конфиденциальную или частную информацию, должны быть надлежащим образом защищены членами аудиторской группы от несанкционированного доступа.
5.3 Проведение аудита
5.3.1 Начальное заседание
Должно быть проведено начальное заседание, целью которого является:
а) представление членов аудиторской группы руководству объекта аудита;
б) анализ целей, сферы распространения и плана аудита, а также согласование расписания процесса аудита;
в) сжатое изложение методов и методик, которые должны быть использованы при проведении аудита;
г) налаживание официальных каналов обмена информацией между аудиторской группой и представителями объекта аудита;
д) подтверждение наличия ресурсов и средств, требуемых аудиторской группой;
е) подтверждение даты и времени проведения заключительного заседания;
ж) установление форм содействия и сотрудничества со стороны объекта аудита;
и) анализ соответствия установленным условиям процедур оперативной помощи аудиторской группе на местах.
5.3.2 Сбор доказательств аудита
Собранные доказательства аудита должны быть достаточными, чтобы можно было определить, отвечает ли система управления окружающей средой объекта аудита критериям аудита.
Доказательства аудита должны собираться путем интервью, изучения документов и наблюдения за деятельностью и условиями. Установление несоответствия элементов системы управления окружающей средой критериям аудита должно протоколироваться.
Информация, собранная во время проведения интервью, должна проверяться путем получения подтверждения из независимых источников таких, как наблюдения, протоколы и результаты выполненных измерений. Представленные сведения, которые невозможно проверить, должны быть идентифицированы по этому признаку.
Аудиторская группа должна изучить набор соответствующих схем выборочного контроля и методики обеспечения эффективности контроля качества процессов отбора проб и измерений, используемых объектом аудита в качестве составляющих элементов его деятельности в рамках системы.
5.3.3 Данные аудита
Аудиторская группа должна проанализировать все доказательства аудита, чтобы определить, в чём система управления окружающей средой не соответствует критериям аудита. После этого аудиторская группа должна обеспечить, чтобы данные аудита о несоответствии были четко и сжато задокументированы и подкреплены доказательствами аудита.
Данные аудита должны быть проанализированы с участием ответственного представителя со стороны объекта аудита с целью получения подтверждения всех установленных фактов, на которых основываются данные о несоответствии.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если это обусловлено согласованной сферой распространения аудита, то сведения по данным аудита о соответствии также можно задокументировать, надлежащим образом заботясь о том, чтобы избежать любого намека на абсолютную уверенность.
5.3.4 Заключительное заседание
После завершения фазы сбора доказательств аудита и до подготовки отчета об аудите аудиторская группа должна провести заседание с руководством объекта аудита и теми его представителями, которые отвечают за функции, аудит которых был проведен. Главной целью этого заседания является представление данных аудита объекту аудита таким образом, чтобы обеспечить их четкое понимание и получить подтверждение установленных фактов, на основании которых формировались данные аудита.
Несогласия и расхождения должны быть устранены, по возможности до того, как ведущий аудитор завершит отчет. Окончательные решения относительно весомости и изложения данных аудита являются прерогативой ведущего аудитора, хотя объект аудита и заказчик могут, как и ранее, не соглашаться с этими данными.
5.4 Отчеты об аудите и хранение документов
5.4.1 Подготовка отчета об аудите
Отчет об аудите готовится под руководством ведущего аудитора, отвечающего за его достоверность и полноту. В отчете подлежат освещению те темы, которые были определены в плане аудита. Внесение любых изменений при подготовке отчета должно быть согласовано теми сторонами, которых это касается.
5.4.2 Содержание отчета об аудите
Отчет об аудите должен быть датирован и подписан ведущим аудитором. Он должен содержать данные аудита и/или их сжатое изложение со ссылками на подтвер-. ждающие доказательства. При условии согласования ведущим аудитором и заказчиком отчет об аудите может включать следующие сведения:
а) идентификацию организации, аудит которой проведен, и заказчика;
б) согласованные цели, сферу распространения и план аудита;
в) согласованные критерии аудита, включая перечень документов, в соответствии с которыми проводился аудит;
г) период, охваченный аудитом, и дату(ы) проведения аудита;
д) идентификацию представителей объекта аудита, участвовавших в аудите;
е) идентификацию членов аудиторской группы;
ж) уведомление о конфиденциальном характере содержания;
и) перечень адресов для распространения отчета об аудите;
к) сжатое изложение процесса аудита, включая любые встретившиеся препятст-
вия;
л) выводы аудита, такие как:
- соответствие системы управления окружающей средой критериям аудита;
- должным ли образом внедрена, функционирует и поддерживается система управления окружающей средой;
- может ли внутренний процесс анализа со стороны руководства объекта аудита обеспечивать постоянное соответствие системы управления окружающей средой её назначению и эффективность её функционирования.
5.4.3 Распространение отчета об аудите
Отчет об аудите должен быть отправлен заказчику ведущим аудитором. Порядок распространения отчета об аудите должен определяться заказчиком в соответствии с планом аудита. Объект аудита должен получить, копию отчета об аудите, если только нет специального возражения со стороны заказчика. Для распространения отчета в другие места требуется разрешение со стороны объекта аудита. Отчет об аудите является собственностью заказчика. Поэтому аудиторы и все получатели отчета должны соблюдать требования конфиденциальности относительно отчета и должным образом обеспечивать её.
Отчет об аудите должен быть представлен в течение согласованного периода времени в соответствии с планом аудита. Если это невозможно, то официально следует уведомить как заказчика, так и объект аудита о причинах задержки и установить новую дату его представления.
5.4.4 Хранение документов
Все рабочие документы, проект отчета и окончательный отчет, связанные с аудитом, должны храниться по согласованию между заказчиком, ведущим аудитором и объектом аудита, а также в соответствии с установленными требованиями.
6 Завершение аудита
Аудит завершается, как только будут закончены все виды работ, установленные в плане аудита.
13.020
УДК 574
Т58
Ключевые слова: окружающая среда, охрана окружающей среды, система управления, экологический аудит, процедура.