ДСТУ 1.12:2004 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

Національна стандартизація

ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ СПРАВ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Видання офіційне

Київ

ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ 2004

ДСТУ 1.12:2004

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Державне підприємство «Український науково-дослідний і навчальний центр
проблем стандартизації, сертифікації та якості» Держспоживстандарту України (ДП «УкрНДНЦ»)

РОЗРОБНИКИ: Т. Невожай; В. Тетера, канд. фіз.-мат. наук;  Я. Юзьків, канд. техн. наук (керівник розробки)

1.  ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 31 березня 2004 р.
   N 59
2.  УВЕДЕНО ВПЕРШЕ (зі скасуванням КНД 50-038-95)

ДСТУ 1.12:2004

ЗМІСТ

С

1.  Сфера застосування 1
2.  Нормативні застосування 1
3.  Терміни та визначення понять 2
4.  Загальні положення 2
5.  Склад справи нормативного документа 2
6.  Оформлення справи нормативного документа 3

Правила зберігання справи нормативного документа 3

Порядок внесення у справу нормативного документа змін та поправок до НД 4

Використання справи нормативного документа 4

Додаток А Форма опису справи нормативного документа 5

Додаток Б Форма обкладинки справи нормативного документа 6

Додаток В Форма сторінки інвентарної книги  6

Додаток Г Форма картки обліку справи нормативного документа 7

Додаток Д Форми штампів  7

Додаток Е  Бібліографія  7

ДСТУ 1.12:2004 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА СТАНДАРТИЗАЦІЯ

ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ СПРАВ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ

НАЦИОНАЛЬНАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛ НОРМАТИВНЬІХ ДОКУМЕНТОВ

NATIONAL STANDARDIZATION

RULES FOR NORMATIVE DOCUMENTS KEEPING

Чинний від 2004-10-01

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт установлює правила формування, оформлення, зберігання та ведення справ довгострокового зберігання стандартів, кодексів усталеної практики (настанов, правил), державних класифікаторів, змін до них (далі НД) та застосування цих справ у системі Центрального органу виконавчої влади у сфері стандартизації (далі Держспоживстандарт України).

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:

ДСТУ 1.2:2003 Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів

ДСТУ 1.6:2004 Національна стандартизація. Правила реєстрації нормативних документів

ДСТУ 1.7:2001 Національна стандартизація. Правила і методи прийняття та застосування міжнародних і регіональних стандартів

ДСТУ 1.9:1) Національна стандартизація. Правила розроблення та впровадження міждержавних стандартів

ДСТУ 1.10:1) Національна стандартизація. Державні класифікатори соціально-економічної інформації. Основні положення, правила розроблення, ведення та скасування

ДСТУ 1.11:2004 Національна стандартизація. Правила проведення експертизи проектів національних нормативних документів

ДСТУ 2732-94 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення

ГОСТ 7.50-90 Консервация документов. Общие требования (Консервація документів. Загальні вимоги)

ГОСТ 17914-72 Обложки для длительньїх сроков хранения. Технические условия (Обкладинки для довгострокового зберігання. Технічні умови).

1) На розгляді.

Видання офіційне

ДСТУ 1.12:2004

3 ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

У цьому стандарті використано терміни, установлені в ДСТУ 2732.

4 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.  На кожний нормативний документ потрібно сформувати справу довгострокового зберігання
   (далі справа НД).
2.  У справі НД мають бути документи, підготовлені під час розроблення, погодження, за
   твердження, реєстрації, видання та застосування розроблених і переглянутих НД, а також документи про зміни до них.

До справи НД долучають усі листи із запитами, заувагами або пропозиціями, які стосуються будь-яких аспектів НД (змісту, положень, практики застосування, редакційних змін тощо) та які надійшли з часу затвердження (перегляду) стандарту.

4.2.1 Розробник подає до Державного підприємства «Український науково-дослідний і нав-чальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (далі УкрНДНЦ) на експертизу
документи, створені під час розроблення та погодження:

національних стандартів та настанов згідно з ДСТУ 1.2;

міждержавних НД згідно з ДСТУ 1.9;

класифікаторів згідно з ДСТУ 1.10;

національних НД, якими приймають міжнародні та регіональні стандарти, згідно з ДСТУ 1.7;

стандартів організацій, стандартів наукових, науково-технічних товариств чи спілок, громадських організацій та зміни до них згідно з ДСТУ 1.6.

Документи має складати розробник у папку разом з описом справи проекту НД.

1.  Поекспертовані документи разом з висновком експерта передають для підготовлення
   справи проекту НД до подання на прийняття або реєстрацію нормативного документа згідно з описом (додаток А, пункти 121).
2.  Після прийняття та реєстрації нормативного документа його справу оформлюють згідно
   з вимогами розділів 5 і 6.

4.3 У разі потреби копії документів виконують будь-яким способом репрографії.

5 СКЛАД СПРАВИ НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА

1.  У складі справи проекту НД згідно з ДСТУ 1.2 мають бути документи 114 відповідно до
   додатка А.
2.  За потреби до справи НД долучають лист центрального органу виконавчої влади, сфери
   діяльності якого стосується НД, щодо згоди на скасування чинності в Україні НД, на заміну якого
   розроблено відповідний проект, якщо цю згоду не зазначено в листі погодження.
3.  Висновок експерта долучають до справи проекту після експертизи НД згідно з ДСТУ 1.11.
4.  У складі справи проекту міждержавного НД, розробленого організаціями України, додатково
   до документів, зазначених у 5.1 цього стандарту, згідно з ДСТУ 1.9 мають бути документи 1521 відповідно до додатка А.
5.  До справи проекту національного НД, яким прийнято міжнародний стандарт, згідно з ДСТУ 1.7
   долучають:

копію оригіналу міжнародного стандарту (за потреби);

переклад українською мовою міжнародного стандарту.

Примітка. У справі цього НД мають бути документи, зазначені у 5.1, за винятком тих, які стосуються першої редакції проекту.

5.6 У складі справи проекту класифікатора згідно з ДСТУ 1.10 крім документів, зазначених
у 5.1 цього стандарту, мають бути такі документи:

методика розроблення класифікатора (якщо її оформлюють окремим документом);

настанова користувачу;

копія інформаційної бази даних та програмного забезпечення на машинному носієві.

ДСТУ 1.12:2004

5.7 У справі проекту стандарту, розробленого іншими державами-учасницями Євроазійської
організації зі стандартизації (далі EASC) і підготовленого до прийняття в Україні, мають бути
такі документи:

міждержавний стандарт, підготовлений згідно з ДСТУ 1.9 до видання в Україні;

висновки (бюлетені голосування щодо позиції України під час голосування з урахуванням
висновків і пропозицій центральних органів виконавчої влади, технічних комітетів стандартизації
(ТК), головних організацій стандартизації та інших зацікавлених організацій).

1.  Після затвердження НД до справи долучають документи 2224 відповідно до додатка А.
2.  До справи НД після надання чинності долучають такі документи (чи їх копії):

листи із запитами, пропозиціями чи заувагами, які стосуються будь-яких аспектів змісту, положень чи застосування НД;

зміни;

поправки;

висновки за результатами перевіряння;

перевидані примірники НД;

переглянутий НД.

1.  У справі стандарту організації, стандарту наукового, науково-технічного товариства чи
   спілки, громадської організації мають бути документи згідно з ДСТУ 1.6.
2.  Примірник стандарту в галузі будівництва, прийнятий Держбудом України та зареєстрова-
   ний в УкрНДНЦ, зберігають у фонді справ НД разом з копією наказу про його прийняття в Україні.

6 ОФОРМЛЕННЯ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО
ДОКУМЕНТА

6.1 Документи справи НД вставляють в обкладинку для довгострокового зберігання, виконану згідно з ГОСТ 17914.

Лицьову сторінку обкладинки справи НД оформлюють згідно з додатком Б.

6.2 У справі НД документи розміщують у послідовності згідно з розділом 5 цього документа
після перевірки наявності зазначених документів.

У кожну обкладинку справи НД вставляють не більше 250 арк. Якщо обсяг документів справи НД перевищує 250 арк., складають другий і наступні томи.

1.  Кожен аркуш документів справи НД має бути понумеровано. Кількість аркушів кожного документа зазначають в описі.
2.  У кожний том справи НД після обкладинки подають внутрішній опис. У внутрішньому описі
   першого тому подають зміст усіх томів, а в кожному наступному лише зміст конкретного тому.
3.  Якщо документи, що внесено до справи НД, стосуються кількох НД, то їх оригінали подають у справу НД, який зазначено у цих документах першим.

У справи інших НД вставляють копії цих документів.

7 ПРАВИЛА ЗБЕРІГАННЯ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО
ДОКУМЕНТА

1.  Усі справи НД, прийняті на зберігання у фонд справ НД, реєструють в інвентарній книзі
   згідно з додатком В.
2.  Кожній справі НД треба надати один інвентарний номер незалежно від кількості томів справи.
3.  Справу скасованого НД вилучають із чинного фонду справ НД. На обкладинці справи
   скасованого НД, яку зберігають у фонді, ставлять штамп «Анульовано» із зазначенням дати анулювання реєстрації та наказу про скасування НД.

ДСТУ 1.12:2004

7.4 Для реєстрації користувачів, що отримали справи НД у тимчасове користування у фонді
справ НД, треба вести картку обліку.

Форму картки обліку справи НД подано у додатку Г.

1.  Інформацію про НД в обсязі, наведеному в додатку В, можна зберігати на носіях інформації, придатних для машинного (комп'ютерного) оброблення.
2.  Справи НД треба зберігати на стелажах у вертикальному положенні.
3.  Режим зберігання справи НД має відповідати вимогам ГОСТ 7.50.
4.  Нормативні документи з обмежувальними грифами зберігають згідно з чинною «Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [1].
5.  Термін зберігання справи НД визначається терміном чинності нормативного документа
   відповідно до чинного «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням
   термінів зберігання документів» [2]. Після закінчення строку чинності НД справу НД зберігають
   5 років, а потім знищують згідно з порядком, установленим вищезазначеним Переліком.

8 ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ У СПРАВУ НОРМАТИВНОГО
ДОКУМЕНТА ЗМІН ТА ПОПРАВОК ДО НД

1.  Якщо зроблено зміну до НД, то працівник, відповідальний за ведення фонду справ НД,
   долучає цю зміну разом із супровідними документами у справу НД у послідовності згідно з розділом 5, а до опису справи НД вносить відповідне доповнення.
2.  Тексти поправок до НД після опублікування в інформаційних покажчиках «Стандарти»
   Держспоживстандарту України, листи від користувачів стандартів щодо помилок, зауваг, пропозицій до виданих НД з візою експерта відповідного напрямку діяльності долучають у справу НД.
3.  Усі долучені до справи документи вносять до опису справи згідно з термінами їх надходження.
4.  На лицьовій сторінці обкладинки справи НД у правому нижньому куті ставлять відповідний штамп згідно з додатком Д.

9 ВИКОРИСТАННЯ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО
ДОКУМЕНТА

1.  Справи НД можна видавати фахівцям Держспоживстандарту України та УкрНДНЦ у тимчасове користування у приміщенні фонду справ НД.
2.  Із змістом справ ознайомлюють розробників стандартів та членів технічних комітетів стандартизації під час перевіряння та перегляду НД.
3.  Видавати оригінали справ НД або їхні частини у постійне або тимчасове користування за
   межами приміщення фонду заборонено.
4.  Використання справ НД з обмежувальними грифами здійснюють відповідно до «Інстукції
   про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних
   носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [1].
5.  

ДСТУ 1.12:2004

Додаток А

(обовязковий)

ФОРМА ОПИСУ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА

1.  Технічне завдання
2.  Звіт про науково-дослідну роботу (якщо виконували)
3.  Перша редакція проекту НД
4.  Остаточна редакція проекту НД (у двох примірниках, один з яких оригінал)
5.  Текст остаточної (погодженої) редакції проекту НД на носієві інформації, придатному для
   машинного (комп'ютерного) читання
6.  Пояснювальна записка (до першої та остаточної редакцій проекту)
7.  Звід відгуків до всіх редакцій проекту НД
8.  Оригінали листів-відгуків чи їх копії, якщо у листах подано відгук на кілька проектів
9.  Оригінали документів, що засвідчують погодження проекту НД

1.  Аркуш ухвалення НД
2.  Протокол (або витяг з протоколу) засідання ТК або науково-технічної ради організації-роз-
   робника
3.  Протокол погоджувальної наради (якщо відбулася)
4.  Ухвала науково-технічної комісії (якщо її винесено)
5.  Висновок експерта до проекту НД
6.  Проект ГОСТ
7.  Пояснювальна записка до остаточної редакції проекту ГОСТ (російською мовою)
8.  Тотожний переклад міжнародного або регіонального НД, якщо його впроваджено як національний НД
9.  Звід відгуків на проект НД за результатами його розгляду національними органами стандартизації держав-учасниць EASC
10.  Примірник проекту НД, зредагований видавництвом стандартів Росії
11.  Листи про погодження остаточної редакції проекту ГОСТ країнами-учасницями EASC або
    бюлетені голосування національних органів стандартизації
12.  Копії листів про розсилання на погодження проекту до країн-учасниць EASC та листів нагадування (якщо останні подано)
13.  Витяг з наказу про прийняття НД
14.  Текст прийнятого НД (з підписом автора після редагування)
15.  НД, виданий друком
16.  Інші документи.

Експерт «       » 200   р.

Прийняв до подання на прийняття «       » 200   р.

Прийняв до фонду справ НД «       » 200   р.

ДСТУ 1.12:2004

ДОДАТОК Б (довідковий)

ФОРМА ОБКЛАДИНКИ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА

Код ЄДРПОУ УкрНДНЦ

СПРАВА №.

 томах. ТОМ №.

(позначення і назва НД)

На

Зберігати

 (Дата)

 аркушах

ДОДАТОК В (довідковий)

ФОРМА СТОРІНКИ ІНВЕНТАРНОЇ КНИГИ

Інвентарний номер справи НД	Дата запису	Номер і дата наказу про прийняття та надання чинності НД	Позначення НД	Назва НД	Примітка

ДСТУ 1.12:2004

ДОДАТОК Г (довідковий)

ФОРМА КАРТКИ ОБЛІКУ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА

ФОНД СПРАВ НД

УкрНДНЦ

Прізвище Відділ

Позначення НД

 Службові позначки

ДОДАТОК Д (обов'язковий)

ФОРМИ ШТАМПІВ

Анульовано.
Підстава:

Рисунок Д.1

 Рисунок Д.2

ДОДАТОК Е (довідковий)

БІБЛІОГРАФІЯ

1.  «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших
   матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави».
   Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893
2.  «Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та
   місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів». Затверджено наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів
   України від 20 липня 1998 р. № 41. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р.
   N 576/3016
3.  ДСТУ ISO/IEC Guide 59-2000 «Кодекс усталених правил стандартизації»

ДСТУ 1.12:2004

УКНД 01.120; 01.140.20